Di dunia AV, IT & ME profesional, sering banget kita dengar kalimat-kalimat seperti:

“Saya dapet harga lebih murah dari tempat lain.”
“Ini bisa dikerjain sama vendor langganan kantor.”
“Vendor A katanya bisa supply, bisa desain, bisa pasang, bisa semua pokoknya.”

Dan di permukaan, itu semua terdengar efisien, praktis, dan seolah hemat waktu serta biaya. Tapi coba deh tarik napas sebentar dan pikirin:
apakah benar semua pihak itu ngerti perannya? Apakah harga murah itu selalu untung di akhir cerita?

Karena kalau semua dieksekusi tanpa kejelasan peran dan tanggung jawab, ujung-ujungnya bukan cuma sistem yang kena imbas tapi juga para teknisi, engineer yang kerja di lapangan. Tidak hanya tim teknis dan engineering dari vendor sih, tim IT dari end user akan menerima imbasnya.

Sistem AV, IT & ME itu bukan sekadar beli alat, colok kabel, dan nyala.
Di balik sistem yang berfungsi dengan mulus, ada proses panjang yang melibatkan perencanaan, desain teknis, pemilihan perangkat yang kompatibel, distribusi resmi, instalasi profesional, konfigurasi, pengujian, hingga dukungan pasca instalasi.

Dan setiap tahap itu, punya aktor atau pihak yang bertanggung jawab.
Kalau perannya kabur, sistem juga ikut kabur arah. Yang tadinya niatnya hemat, malah boros. Yang harusnya satu vendor pegang tanggung jawab penuh, malah saling lempar ketika ada masalah.

Makanya penting banget untuk meluruskan: siapa ngapain, dan kenapa pemahaman ini jadi fondasi keberhasilan sistem. Biar bukan cuma kelihatan bagus di awal, tapi benar-benar berfungsi jangka panjang dan bisa di maintain dengan jelas.

Principal / Manufaktur

Inilah pihak yang benar-benar menciptakan produk baik itu berupa hardware seperti speaker, prosesor, kamera, switch, atau software seperti platform video conference, sistem kontrol, Air Conditioning, HVAC System, hingga Audio DSP (digital signal processing). Mereka bertanggung jawab atas inovasi, kualitas, dan standar teknis dari produk tersebut.

Principal tidak menjual langsung ke end-user, karena fokus mereka adalah membangun ekosistem distribusi dan kemitraan resmi. Lewat program partner, training, dan sertifikasi, mereka memastikan produk digunakan dan diimplementasikan dengan benar sesuai standar.

Contoh Principal: Yamaha, QSC, Shure, Cisco, Zoom, Extron, Biamp, Dell, Logitech, Schneider electric dsb. (Intinya pemilik brand/merk)

Distributor

Distributor adalah perpanjangan tangan resmi dari principal untuk suatu wilayah atau negara. Mereka bertugas mengimpor produk dalam jumlah besar langsung dari principal, menyimpan stok, serta mendistribusikannya ke dealer, reseller, dan system integrator (SI).

Selain itu, distributor juga memegang kendali atas struktur harga resmi, garansi purna jual, hingga ketersediaan spare part dan dukungan teknis lokal. Mereka punya tanggung jawab menjaga ekosistem produk tetap sehat dan profesional.

Catatan penting: Distributor bukan toko eceran dan juga bukan pelaksana proyek. Jadi kalau kamu end-user dan berharap dapat harga satuan termurah dari distributor, itu sering kali tidak realistis karena model bisnis mereka memang bukan untuk jualan per unit.

Dealer / Toko

Dealer atau toko adalah pihak yang membeli produk dari distributor, lalu menjualnya ke end-user. Bentuknya bisa macam-macam: toko fisik (retail), e-commerce, hingga online reseller di marketplace.

Fungsi dealer adalah menyediakan akses cepat ke produk tanpa perlu desain sistem atau instalasi. Ini cocok buat pembeli yang sudah paham kebutuhannya, misalnya teknisi internal perusahaan atau pengguna berpengalaman.

• Tapi buat user awam, beli dari dealer tanpa pendampingan bisa jadi blunder:
• Salah pilih model,
• Tidak kompatibel dengan sistem yang ada,
• Atau malah beli mahal-mahal, tapi ujungnya mubazir karena gak terpakai.

Ingat: Dealer fokus ke penjualan, bukan solusi.

SI (System Integrator)

System Integrator adalah pihak yang benar-benar mengerjakan proyek dari awal sampai akhir mulai dari analisa kebutuhan, desain teknis, pengadaan, instalasi, konfigurasi, hingga commissioning dan after-sales support.

Mereka beli perangkat dari distributor atau dealer resmi, lalu membangun sistem utuh yang berfungsi sesuai skenario pengguna baik untuk ruang meeting, auditorium, ruang kontrol, atau digital signage.

Meski banyak SI bisa mendesain sistem, sebenarnya peran perancang idealnya dilakukan oleh konsultan yang independen. Tapi di lapangan, SI sering diminta untuk “ikut bantu desain” sebagai bagian dari proses pitching atau tender.

Masalahnya, proses desain ini sering dilakukan tanpa bayaran. Dan kalau proyeknya tidak jadi atau kalah tender, semua tenaga dan waktu yang dikeluarkan jadi sia-sia.
Lebih buruk lagi, kalau user cari harga paling murah dan sistemnya bermasalah SI tetap yang disalahkan.

SI adalah eksekutor utama di lapangan. Maka kalau kamu sebagai user cuma fokus cari vendor paling murah, kamu bisa bikin sistem gagal jalan, dan di saat yang sama bikin kesejahteraan para engineer makin terjepit.

Konsultan

Konsultan adalah pihak yang bekerja di fase awal proyek. Mereka bukan eksekutor, tapi perancang sistem berdasarkan kebutuhan pengguna dan kondisi ruang. Tugasnya mulai dari konsultasi dengan klien, menyusun desain teknis, menentukan spesifikasi perangkat, hingga menyiapkan dokumen tender.

Mereka juga sering diminta untuk mengawasi pelaksanaan di lapangan agar sistem terpasang sesuai dengan desain yang sudah disetujui.

Bedanya dengan SI adalah konsultan dibayar untuk berpikir dan merancang, bukan mengerjakan langsung instalasi di lapangan. Dalam proyek yang ideal, konsultan mendesain dan SI mengimplementasikan sehingga tidak ada konflik kepentingan dan hasil sistem bisa optimal.

Sayangnya, di banyak proyek di Indonesia, peran konsultan sering diabaikan atau malah dicampur dengan SI. Padahal jika sistem gagal akibat desain yang tidak matang, kerugiannya bisa jauh lebih besar.

Waspadai “Vendor Semua Bisa” Aslinya Cuma Broker

Di industri AV & IT, mungkin kamu pernah ketemu vendor yang katanya bisa semua. Mulai dari supply barang, mendesain sistem, instalasi, sampai support semuanya diaku bisa mereka tangani. Tapi kenyataannya, nggak sedikit dari mereka hanyalah broker. Perantara. Yang terlihat bisa segalanya, tapi aslinya cuma mengatur aliran proyek ke pihak lain tanpa kontrol yang jelas.

Seringkali, barang yang dikirim ternyata dibeli dari dealer acak tanpa kejelasan garansi. Desain sistem pun bukan hasil analisa kebutuhan pengguna, melainkan salinan dari brosur atau katalog bahkan bisa saja dari desain kompetitor. Instalasi? Disubkon ke system integrator lain. Saat sistem bermasalah dan user butuh support, semua saling tunjuk. Tidak ada yang benar-benar bertanggung jawab dari awal hingga akhir.

Dan akibat praktik seperti ini, banyak hal yang dikorbankan. Klien jadi bingung harus menghubungi siapa ketika terjadi error. Harga bisa membengkak karena markup berlapis dari satu tangan ke tangan berikutnya. Yang paling dirugikan adalah engineer atau teknisi lapangan mereka yang benar-benar kerja keras di bawah, tapi upahnya ditekan karena berada di posisi “sub dari sub”.

Masalah ini makin parah ketika broker broker ini menyamar sebagai main contractor. Padahal, mereka hanya penghubung proyek yang sebenarnya tetap dikerjakan oleh SI lain. Hal seperti ini merusak struktur profesionalisme di industri dan bikin reputasi SI yang kredibel jadi ikut tercoreng.

Maka dari itu, kalau kamu seorang project owner atau user…

Waspadalah sebelum memilih vendor. Tanyakan hal-hal mendasar seperti:

• Siapa yang benar-benar mendesain sistem?
• Siapa yang akan memasang dan memberikan dukungan teknis?
• Apakah vendor pegang lisensi dan garansi resmi?
• Kalau sistemnya error, siapa yang akan bertanggung jawab?

Perlu dipahami bahwa AV, IT & ME bukan sekadar soal membeli alat. Ini tentang membangun sistem yang bekerja secara utuh dan berkelanjutan. Untuk itu, dibutuhkan kerja sama antar pihak dari principal, distributor, dealer, system integrator, hingga konsultan yang masing-masing punya peran spesifik dan penting.

Jangan terbuai dengan janji harga termurah. Karena di balik itu bisa jadi ada banyak biaya tersembunyi dari markup berlapis hingga support yang tidak jelas.

Dukung ekosistem AV, IT & ME yang sehat. Hargai proses kerja dan keahlian para profesional. Karena kalau semua hanya dikejar murah, yang jadi korban bukan cuma sistemmu, tapi juga kesejahteraan mereka yang bekerja membangunnya.